Een feest organiseren - 12 stappen naar succes

Een feest organiseren is voor de een tweede natuur en voor de ander zijn ergste nachtmerrie. Wat zijn de do's en wat zijn de don'ts? Wij delen graag ons stappenplan met jou:

Stap 1: Kies een datum

Laat de datum van jullie FUIF afhangen van:

Vakantieperiodes van kinderen. Houd hierbij rekening met de verschillende regio's
Dag in de week (op vrijdag werken nog veel mensen tot 18.00 uur, op zaterdag is iedereen vrij)
Nationale feestdagen
Religieuze feestdagen (christelijke, islamitische, joodse, Chinese ...)
Verjaardagen / jubilea van familieleden en vrienden

TIP: vraag altijd aan directe familieleden of ze al vakanties hebben geboekt!

Stap 2: Maak een grove inschatting van:

Aantal volwassenen :
Aantal kinderen :
Budget : €
Wat gaan we doen? (lunchen, dineren, activiteit etc.):

Stap 3: Aan welke voorwaarden moet jullie FUIF locatie voldoen?

Afstand (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
Speelruimte voor kinderen binnen (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
Speeltuin voor kinderen buiten (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
Rolstoeltoegankelijk (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
Parkeergelegenheid (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
Met buitenterras (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
Kwaliteit van eten (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
Kwaliteit van drinken (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
Bereikbaarheid met openbaarvervoer (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
Een lift aanwezig (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
Gelegen aan het water (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
Gelegen in het bos (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
Gelegen in een stad (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
Overnachtingsmogelijkheden (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
Menukaart voor mensen met (di)eetwensen (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)

Stap 4: Zoek een FUIFlocatie

Zoek op het internet naar locaties die geschikt zijn voor het aantal gasten die jullie willen uitnodigen
Bel de locatie op of vul het contactformulier in met de vraag of ze op jullie datum vrij zijn
Mocht dit niet het geval zijn, dan kunnen jullie overwegen een andere datum te kiezen (ga terug naar stap 1) of een andere locatie (ga terug naar stap 3)
Maak met de feestlocatie een afspraak voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek

Stap 5: Bezoek de FUIFlocatie

De locatie zal vragen hoeveel gasten jullie gaan uitnodigen
Bekijk alles ruimtes
Bespreek of al jullie wensen mogelijk zijn die bij stap 3 zijn ingevuld
Laat en offerte maken als jullie vermoeden dat deze FUIFlocatie aan jullie wensen voldoet

Stap 6: Maak een keuze voor de locatie

Bevestig de offerte van de FUIFlocatie door te ondertekenen en een eventuele aanbetaling te doen
Bericht andere FUIFlocaties waarvan een offerte is aangevraagd dat jullie een geschikte locatie hebben gevonden

Stap 7: Stuur een Save the Date kaart

Jullie willen graag dat iedereen aanwezig zal zijn op het FUIF maar voor het versturen van de uitnodiging is het nog te vroeg. In een Save the Date kaart beschrijf je het volgende:

Datum van het FUIF waarom jullie een FUIF geven
Vermeld dat de officiële uitnodiging later volgt
Eventueel kun je nu al om af- en aanmeldingen vragen
Jullie voornamen, achternamen
Adresgegevens

Stap 8: Zoek leveranciers voor jullie FUIF

Kijk hier voor alles over Abraham en Sara. Muziek: (wat willen wij?)

(Big) band
DJ
Pianist / harpist
Strijkensemble
Overige:

Fotograaf:

Ons budget:
Aantal uur:
Met / zonder album
Fotoreportage van ons gezin/familie: ja/nee
Foto's tijdens de FUIF: ja/nee
Overige:

Vervoer:

Limo
Bus
Huifkar
Boot
Fietsen
Overige

Entertainment:

Een aantal mogelijkheden voor de kinderen:

Oppas
Goochelaar
Knutselactiviteit
Springkussen
Kids photobooth
Speurtocht
Overige:

Een aantal mogelijkheden voor de volwassenen:

Sneltekenaar
Silhouetknipster
Wijnproeverij
Samen koken
Wandelroute
Museum / gids
(Mini) concert
Overige:

Denk ook eens aan een:

Bloemist voor de decoratie
Kapper en visagist

Stap 9: Ontwerp een mooie uitnodiging voor jullie FUIF

Hoe goed je voorbereidingen ook zijn, alles valt of staat met de komst van jullie gasten. Stuur op tijd de uitnodgingen voor jullie feest. Stel jezelf hierbij de volgende vragen:

Met eigen foto? Zo ja, wil je dan een recente foto of ook een foto van vroeger? ja / nee
Zelf ontwerpen? ja / nee
Gaan jullie voor iets klassieks of word het toch iets moderners?

Check de volgende punten:

De datum staat vermeld in de kaart (check!!)
Naam en adres van de FUIFlocatie staat vermeld (check!!)
De genodigde weet hoe laat hij/zij wordt verwacht (check!!)
De genodigde weet dat hij zich moet afmelden (check!!)
De genodigde weet voor welke datum hij/zij moet afmelden (check!!)
Staan de voor- , achternamen en adresgegevens staan vermeld (check!!)

TIP: verstuur de uitnodiging 6 tot 4 weken voor de FUIF

Stap 10: Ga langs bij de FUIFlocatie voor de laatste besprekingen

Bespreek met de locatiemanager

Het menu
Jullie programma
De leveranciers
Wensen van genodigden (van kinderstoelen tot allergieën)

Stap 11: Bestel menukaarten en naamkaartjes:

Als het menu vast staat, bestel dan mooie menukaarten in de stijl van jullie uitnodigingen of in de sfeer van de locatie. Hebben jullie een tafelschikking? Bestel dan ook passende naamkaartjes passend bij de jubileumkaart. TIP: kies een mooie opvallende kleur voor de kaart zodat deze opvalt op een wit gedekte dinertafel!

Stap 12: Beslis over de laatste details:

Willen we een gastenboek? ja /nee
Laten we de locatie decoreren met bloemen? ja /nee
Houden we een welkomsttoespraak? ja /nee
Hoe zorgen we er voor dat iedereen weet wie-wie is?
Wie regelt de tafelschikking / menukaarten?
Hoe openen we het diner / feest?
Hoe sluiten we het diner / feest af?
Waar laten we de cadeaus?
Geven we een bedankje? ja/nee

Dit stappenplan is voor mensen die ervan houden om groot uit te pakken en een groot feest geven. Geef je de voorkeur aan een kleiner feest haal dan de stappen uit het stappenplan die voor jou relevant zijn.