Een feest organiseren is voor de een tweede natuur en voor de ander zijn ergste nachtmerrie. Wat zijn de do's en wat zijn de don'ts? Wij delen graag ons stappenplan met jou:
Stap 1: Kies een datum
Laat de datum van jullie FUIF afhangen van:
- Vakantieperiodes van kinderen. Houd hierbij rekening met de verschillende regio's
- Dag in de week (op vrijdag werken nog veel mensen tot 18.00 uur, op zaterdag is iedereen vrij)
- Nationale feestdagen
- Religieuze feestdagen (christelijke, islamitische, joodse, Chinese ...)
- Verjaardagen / jubilea van familieleden en vrienden
TIP: vraag altijd aan directe familieleden of ze al vakanties hebben geboekt!
Stap 2: Maak een grove inschatting van:
- Aantal volwassenen :
- Aantal kinderen :
- Budget : €
- Wat gaan we doen? (lunchen, dineren, activiteit etc.):
Stap 3: Aan welke voorwaarden moet jullie FUIF locatie voldoen?
- Afstand (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
- Speelruimte voor kinderen binnen (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
- Speeltuin voor kinderen buiten (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
- Rolstoeltoegankelijk (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
- Parkeergelegenheid (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
- Met buitenterras (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
- Kwaliteit van eten (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
- Kwaliteit van drinken (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
- Bereikbaarheid met openbaarvervoer (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
- Een lift aanwezig (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
- Gelegen aan het water (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
- Gelegen in het bos (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
- Gelegen in een stad (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
- Overnachtingsmogelijkheden (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
- Menukaart voor mensen met (di)eetwensen (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
Stap 4: Zoek een FUIFlocatie
- Zoek op het internet naar locaties die geschikt zijn voor het aantal gasten die jullie willen uitnodigen
- Bel de locatie op of vul het contactformulier in met de vraag of ze op jullie datum vrij zijn
- Mocht dit niet het geval zijn, dan kunnen jullie overwegen een andere datum te kiezen (ga terug naar stap 1) of een andere locatie (ga terug naar stap 3)
- Maak met de feestlocatie een afspraak voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek
Stap 5: Bezoek de FUIFlocatie
- De locatie zal vragen hoeveel gasten jullie gaan uitnodigen
- Bekijk alles ruimtes
- Bespreek of al jullie wensen mogelijk zijn die bij stap 3 zijn ingevuld
- Laat en offerte maken als jullie vermoeden dat deze FUIFlocatie aan jullie wensen voldoet
Stap 6: Maak een keuze voor de locatie
- Bevestig de offerte van de FUIFlocatie door te ondertekenen en een eventuele aanbetaling te doen
- Bericht andere FUIFlocaties waarvan een offerte is aangevraagd dat jullie een geschikte locatie hebben gevonden
Stap 7: Stuur een Save the Date kaart
Jullie willen graag dat iedereen aanwezig zal zijn op het FUIF maar voor het versturen van de uitnodiging is het nog te vroeg. In een Save the Date kaart beschrijf je het volgende:
- Datum van het FUIF waarom jullie een FUIF geven
- Vermeld dat de officiële uitnodiging later volgt
- Eventueel kun je nu al om af- en aanmeldingen vragen
- Jullie voornamen, achternamen
- Adresgegevens
Stap 8: Zoek leveranciers voor jullie FUIF
Kijk hier voor alles over Abraham en Sara. Muziek: (wat willen wij?)
- (Big) band
- DJ
- Pianist / harpist
- Strijkensemble
- Overige:
Fotograaf:
- Ons budget:
- Aantal uur:
- Met / zonder album
- Fotoreportage van ons gezin/familie: ja/nee
- Foto's tijdens de FUIF: ja/nee
- Overige:
Vervoer:
- Limo
- Bus
- Huifkar
- Boot
- Fietsen
- Overige
Entertainment:
Een aantal mogelijkheden voor de kinderen:
- Oppas
- Goochelaar
- Knutselactiviteit
- Springkussen
- Kids photobooth
- Speurtocht
- Overige:
Een aantal mogelijkheden voor de volwassenen:
- Sneltekenaar
- Silhouetknipster
- Wijnproeverij
- Samen koken
- Wandelroute
- Museum / gids
- (Mini) concert
- Overige:
Denk ook eens aan een:
- Bloemist voor de decoratie
- Kapper en visagist
Stap 9: Ontwerp een mooie uitnodiging voor jullie FUIF
Hoe goed je voorbereidingen ook zijn, alles valt of staat met de komst van jullie gasten. Stuur op tijd de uitnodgingen voor jullie feest. Stel jezelf hierbij de volgende vragen:
- Met eigen foto? Zo ja, wil je dan een recente foto of ook een foto van vroeger? ja / nee
- Zelf ontwerpen? ja / nee
- Gaan jullie voor iets klassieks of word het toch iets moderners?
Check de volgende punten:
- De datum staat vermeld in de kaart (check!!)
- Naam en adres van de FUIFlocatie staat vermeld (check!!)
- De genodigde weet hoe laat hij/zij wordt verwacht (check!!)
- De genodigde weet dat hij zich moet afmelden (check!!)
- De genodigde weet voor welke datum hij/zij moet afmelden (check!!)
- Staan de voor- , achternamen en adresgegevens staan vermeld (check!!)
TIP: verstuur de uitnodiging 6 tot 4 weken voor de FUIF
Stap 10: Ga langs bij de FUIFlocatie voor de laatste besprekingen
Bespreek met de locatiemanager
- Het menu
- Jullie programma
- De leveranciers
- Wensen van genodigden (van kinderstoelen tot allergieën)
Stap 11: Bestel menukaarten en naamkaartjes:
Als het menu vast staat, bestel dan mooie menukaarten in de stijl van jullie uitnodigingen of in de sfeer van de locatie. Hebben jullie een tafelschikking? Bestel dan ook passende naamkaartjes passend bij de jubileumkaart. TIP: kies een mooie opvallende kleur voor de kaart zodat deze opvalt op een wit gedekte dinertafel!
Stap 12: Beslis over de laatste details:
- Willen we een gastenboek? ja /nee
- Laten we de locatie decoreren met bloemen? ja /nee
- Houden we een welkomsttoespraak? ja /nee
- Hoe zorgen we er voor dat iedereen weet wie-wie is?
- Wie regelt de tafelschikking / menukaarten?
- Hoe openen we het diner / feest?
- Hoe sluiten we het diner / feest af?
- Waar laten we de cadeaus?
- Geven we een bedankje? ja/nee
Dit stappenplan is voor mensen die ervan houden om groot uit te pakken en een groot feest geven. Geef je de voorkeur aan een kleiner feest haal dan de stappen uit het stappenplan die voor jou relevant zijn.