Feest organiseren? Dit zijn de 12 stappen naar succes

06-02-2017

Een feest organiseren is voor de een tweede natuur en voor de ander zijn ergste nachtmerrie.  Wat zijn de do's en wat zijn de don'ts? Jo-Anne van der Lelij ceremoniemeester bij Ceremoniemeesters van der Lelij en eigenaresse van Stijlvolle Trouwkaarten is met twaalf jaar werkervaring een echte professional en deelt graag haar stappenplan met jou:

Stap 1: Kies een datum

Laat de datum van jullie FUIF afhangen van:

  • Vakantieperiodes van kinderen. Houd hierbij rekening met de verschillende regio's
  • Dag in de week (op vrijdag werken nog veel mensen tot 18.00 uur, op zaterdag is iedereen vrij)
  • Nationale feestdagen
  • Religieuze feestdagen (christelijke, islamitische, joodse, Chinese ...)
  • Verjaardagen / jubilea van familieleden en vrienden

TIP: vraag altijd aan directe familieleden of ze al vakanties hebben geboekt!

Stap 2: Maak een grove inschatting van:

  • Aantal volwassenen :
  • Aantal kinderen :
  • Budget : €
  • Wat gaan we doen? (lunchen, dineren, activiteit etc.):

Stap 3: Aan welke voorwaarden moet jullie FUIF locatie voldoen?

  • Afstand (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
  • Speelruimte voor kinderen binnen (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
  • Speeltuin voor kinderen buiten (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
  • Rolstoeltoegankelijk (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
  • Parkeergelegenheid (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
  • Met buitenterras (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
  • Kwaliteit van eten (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
  • Kwaliteit van drinken (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
  • Bereikbaarheid met openbaarvervoer (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
  • Een lift aanwezig (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
  • Gelegen aan het water (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
  • Gelegen in het bos (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
  • Gelegen in een stad (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
  • Overnachtingsmogelijkheden (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)
  • Menukaart voor mensen met (di)eetwensen (belangrijk / niet belangrijk / maakt niet uit)

Stap 4: Zoek een FUIFlocatie

  • Zoek op het internet naar locaties die geschikt zijn voor het aantal gasten die jullie willen uitnodigen
  • Bel de locatie op of vul het contactformulier in met de vraag of ze op jullie datum vrij zijn
  • Mocht dit niet het geval zijn, dan kunnen jullie overwegen een andere datum te kiezen (ga terug naar stap 1) of een andere locatie (ga terug naar stap 3)
  • Maak met de feestlocatie een afspraak voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek

Stap 5: Bezoek de FUIFlocatie

  • De locatie zal vragen hoeveel gasten jullie gaan uitnodigen
  • Bekijk alles ruimtes
  • Bespreek of al jullie wensen mogelijk zijn die bij stap 3 zijn ingevuld
  • Laat en offerte maken als jullie vermoeden dat deze FUIFlocatie aan jullie wensen voldoet

Stap 6: Maak een keuze voor de locatie

  • Bevestig de offerte van de FUIFlocatie door te ondertekenen en een eventuele aanbetaling te doen
  • Bericht andere FUIFlocaties waarvan een offerte is aangevraagd dat jullie een geschikte locatie hebben gevonden

Stap 7: Stuur een Save the Date kaart

Jullie willen graag dat iedereen aanwezig zal zijn op het FUIF maar voor het versturen van de uitnodiging is het nog te vroeg. In een Save the Date kaart beschrijf je het volgende:

  • Datum van het FUIF waarom jullie een FUIF geven
  • Vermeld dat de officiële uitnodiging later volgt
  • Eventueel kun je nu al om af- en aanmeldingen vragen
  • Jullie voornamen, achternamen
  • Adresgegevens

Stap 8: Zoek leveranciers voor jullie FUIF

Kijk hier voor alles over Abraham en Sara. Muziek: (wat willen wij?)

  • (Big) band
  • DJ
  • Pianist / harpist
  • Strijkensemble
  • Overige:

Fotograaf:

  • Ons budget:
  • Aantal uur:
  • Met / zonder album
  • Fotoreportage van ons gezin/familie: ja/nee
  • Foto's tijdens de FUIF: ja/nee
  • Overige:

Vervoer:

  • Limo
  • Bus
  • Huifkar
  • Boot
  • Fietsen
  • Overige

Entertainment:

Een aantal mogelijkheden voor de kinderen:

  • Oppas
  • Goochelaar
  • Knutselactiviteit
  • Springkussen
  • Kids photobooth
  • Speurtocht
  • Overige:

Een aantal mogelijkheden voor de volwassenen:

  • Sneltekenaar
  • Silhouetknipster
  • Wijnproeverij
  • Samen koken
  • Wandelroute
  • Museum / gids
  • (Mini) concert
  • Overige:

Denk ook eens aan een:

  • Bloemist voor de decoratie
  • Kapper en visagist

Stap 9: Ontwerp een mooie uitnodiging voor jullie FUIF

Hoe goed je voorbereidingen ook zijn, alles valt of staat met de komst van jullie gasten. Stuur op tijd de uitnodgingen voor jullie feest. Stel jezelf hierbij de volgende vragen:

  • Met eigen foto?  Zo ja, wil je dan een recente foto of ook een foto van vroeger? ja / nee
  • Zelf ontwerpen? ja / nee
  • Gaan jullie voor iets klassieks of word het toch iets moderners?

Check de volgende punten:

  • De datum staat vermeld in de kaart (check!!)
  • Naam en adres van de FUIFlocatie staat vermeld (check!!)
  • De genodigde weet hoe laat hij/zij wordt verwacht (check!!)
  • De genodigde weet dat hij zich moet afmelden (check!!)
  • De genodigde weet voor welke datum hij/zij moet afmelden (check!!)
  • Staan de voor- , achternamen en adresgegevens staan vermeld (check!!)

TIP: verstuur de uitnodiging 6 tot 4 weken voor de FUIF

Stap 10: Ga langs bij de FUIFlocatie voor de laatste besprekingen

Bespreek met de locatiemanager

  • Het menu
  • Jullie programma
  • De leveranciers
  • Wensen van genodigden (van kinderstoelen tot allergieën)

Stap 11: Bestel menukaarten en naamkaartjes:

Als het menu vast staat, bestel dan mooie menukaarten in de stijl van jullie uitnodigingen of in de sfeer van de locatie. Hebben jullie een tafelschikking? Bestel dan ook passende naamkaartjes passend bij de jubileumkaart. TIP: kies een mooie opvallende kleur voor de kaart zodat deze opvalt op een wit gedekte dinertafel!

Stap 12: Beslis over de laatste details:

  • Willen we een (alternatief) gastenboek? ja /nee
  • Laten we de locatie decoreren met bloemen? ja /nee
  • Houden we een welkomsttoespraak? ja /nee
  • Hoe zorgen we er voor dat iedereen weet wie-wie is?
  • Wie regelt de tafelschikking / menukaarten?
  • Hoe openen we het diner / feest?
  • Hoe sluiten we het diner / feest af?
  • Waar laten we de cadeaus?
  • Geven we een bedankje? ja/nee

Dit stappenplan is voor mensen die ervan houden om groot uit te pakken en een groot feest geven. Geef je de voorkeur aan een kleiner feest haal dan de stappen uit het stappenplan die voor jou relevant zijn.


Bron afbeelding: Allbirthdayideas
Bron afbeelding: Freedigitalphotos
Partners Fuif

 

Prijscalculator ×

Kies een categorie

Soort kaart

Formaat

Papiersoort

Enveloppen

Aantal kaarten

Aantal enveloppen

Totaalprijs: